Kolejnym elementem dokumentacji, którego znaczenia nie wolno bagatelizować, jest dokumentacja fotograficzna dotycząca systemów wentylacji i instalacji HVAC (Heating, Ventilation, and Air Conditioning – czyli Ogrzewanie, Wentylacja i Klimatyzacja). Jeżeli wnioskowany projekt będzie realizowany w obiektach wyposażonych w tego typu instalacje, do wniosku należy obowiązkowo dołączyć pełną dokumentację zdjęciową wraz z opisem technicznym, schematami oraz specyfikacją urządzeń. W przypadku braku takich systemów wnioskodawca musi złożyć jednoznaczne oświadczenie potwierdzające ich nieistnienie. Uwzględnienie istniejących instalacji HVAC jest niezwykle istotne dla oceny celowości wnioskowanego projektu i kreowania założeń projektowych

Dokumentacja fotograficzna tych instalacji ma szczególne znaczenie w procesie oceny – często nawet większe niż tabele czy dane liczbowe. Fotografie stanowią bowiem obiektywny dowód stanu faktycznego – pokazują faktyczne zużycie urządzeń, stopień eksploatacji, wpływ na jakość powietrza oraz pośrednio – realną skalę zagrożeń dla pracowników. Właśnie dlatego zdjęcia nierzadko przesądzają o ocenie wniosku. Należy jednak pamiętać, że wykonanie dokumentacji fotograficznej to nie tylko kwestia „zrobienia kilku ujęć”. Kluczowe jest wcześniejsze przygotowanie – stworzenia prostego scenariusza fotograficznego, który wskaże, jakie elementy należy sfotografować i w jaki sposób, aby spełnić wymogi formalne konkursu i podkreślić potrzeby inwestycyjne. Nieprecyzyjne kadry, brakujące detale czy zdjęcia wykonane w złej jakości mogą znacząco osłabić siłę dowodową dokumentacji i obniżyć ocenę.

ZUS precyzyjnie określa wymagania wobec zdjęć – dotyczą one formatu plików, ich jakości, sposobu nazewnictwa oraz opisu. Aby uniknąć błędów formalnych i w pełni wykorzystać potencjał zdjęć jako materiału dowodowego, warto skorzystać z pomocy ekspertów. Zespół OpenZUS przygotowuje dokumentację fotograficzną w taki sposób, aby była nie tylko zgodna z regulaminem, ale także w możliwie najlepszym świetle prezentowała potrzeby inwestycyjne wnioskodawcy.

Dzięki właściwie opracowanej dokumentacji – zarówno opisowej, jak i fotograficznej – wniosek zyskuje przewagę konkurencyjną i realnie zwiększa szansę na pozytywne rozpatrzenie oraz przyznanie dofinansowania z ZUS.