Skip to main content
Dotacja z ZUS

Jak przygotować wniosek na wdrożenie systemu zarządzania BHP (OHS)?

Firmy, które chcą skutecznie wdrożyć system zarządzania BHP (OHS), często napotykają na bariery finansowe i proceduralne. Odpowiednio przygotowany wniosek o dofinansowanie z ZUS pozwala nie tylko ograniczyć koszty, ale też znacząco poprawić bezpieczeństwo i efektywność procesów w organizacji. W openqualis.pl pomagamy przejść przez cały proces – od audytu, przez przygotowanie dokumentacji, aż po wdrożenie i rozliczenie projektu. Sprawdź, jak możesz zwiększyć szanse na sukces i zrealizować inwestycję w profesjonalny system zarządzania BHP.

Wdrożenie systemu zarządzania BHP (OHS) – jak skutecznie pozyskać dofinansowanie z ZUS?

System zarządzania BHP (OHS) to dziś nie tylko wymóg prawny, ale przede wszystkim narzędzie realnie podnoszące bezpieczeństwo, ograniczające ryzyko wypadków i budujące profesjonalny wizerunek firmy. Wdrożenie OHS to inwestycja w procedury, szkolenia, certyfikację i narzędzia, które przekładają się na konkretne korzyści biznesowe: niższa absencja, wyższa produktywność, mniej incydentów, większe zaufanie kontrahentów. Dofinansowanie z ZUS pozwala zredukować koszty takiego wdrożenia nawet o kilkadziesiąt procent. Proces aplikowania bywa jednak złożony. Z tego artykułu dowiesz się, jak przygotować skuteczny wniosek, jakie warunki trzeba spełnić i na co zwrócić szczególną uwagę.

Kto może złożyć wniosek i jakie inwestycje obejmuje wdrożenie systemu zarządzania BHP?

O dofinansowanie wdrożenia systemu zarządzania BHP (OHS) mogą ubiegać się mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa prowadzące działalność gospodarczą w Polsce, które nie zalegają z opłacaniem składek i podatków. Wnioski kierowane do ZUS dotyczą zarówno inwestycji technicznych (np. zakup i wdrożenie oprogramowania do zarządzania BHP, automatyzacja procesów, zakup urządzeń monitorujących), jak i organizacyjnych (opracowanie procedur, przeprowadzenie szkoleń, wdrożenie systemów certyfikacji). Przykładowe branże, które najczęściej wdrażają OHS to produkcja, logistyka, budownictwo, gastronomia czy sektor usługowy. Warto pamiętać, że kluczowe jest uzasadnienie, w jaki sposób planowane działania realnie wpłyną na poprawę warunków pracy i ograniczenie ryzyka zawodowego.

Procedury i dokumentacja – jak przygotować wniosek na wdrożenie OHS?

Przygotowanie wniosku o dofinansowanie wdrożenia systemu zarządzania BHP wymaga starannego opracowania dokumentacji i spełnienia wymogów formalnych. Kluczowe elementy to:

– Opis obecnego stanu BHP w firmie (na podstawie audytu lub oceny ryzyka zawodowego).
– Szczegółowy zakres planowanej inwestycji: jakie procedury zostaną wdrożone, jakie szkolenia przeprowadzone, jakich certyfikacji dotyczy projekt.
– Uzasadnienie biznesowe i BHP: w jaki sposób wdrożenie OHS ograniczy ryzyko, poprawi bezpieczeństwo, wpłynie na efektywność.
– Harmonogram działań – z podziałem na etapy (opracowanie procedur, szkolenia, wdrożenie narzędzi, certyfikacja).
– Kosztorys inwestycji – szczegółowo rozpisany na poszczególne działania i zgodny z katalogiem kosztów kwalifikowanych ZUS.
– Wskazanie mierników efektu – np. spadek liczby incydentów, poprawa wskaźników absencji, wzrost poziomu przeszkolenia załogi.

Warto pamiętać, że system zarządzania BHP (OHS) to nie tylko dokumenty, ale też realne działania – wdrożenie nowoczesnych narzędzi, automatyzacja procesów czy monitoring warunków pracy. Jeśli interesuje Cię, jak przygotować wniosek na zakup systemu monitoringu zdrowia w pracy, sprawdź nasz praktyczny poradnik: Jak przygotować wniosek na zakup systemu monitoringu zdrowia w pracy.

Szkolenia i certyfikacja – niezbędne elementy skutecznego wdrożenia OHS

Wdrożenie systemu zarządzania BHP to proces, który wymaga zaangażowania całej organizacji. Kluczową rolę odgrywają szkolenia – zarówno dla kadry zarządzającej, jak i pracowników liniowych. Szkolenia powinny obejmować:

– Zasady funkcjonowania systemu OHS.
– Praktyczne aspekty nowych procedur.
– Obsługę wdrażanych narzędzi (np. oprogramowania do zarządzania BHP).
– Postępowanie w sytuacjach awaryjnych.

Ważnym elementem jest także certyfikacja – potwierdzenie spełnienia określonych norm (np. ISO 45001). Uzyskanie certyfikatu nie tylko podnosi prestiż firmy, ale też ułatwia współpracę z wymagającymi kontrahentami i otwiera nowe możliwości biznesowe. W kosztorysie wniosku należy uwzględnić zarówno koszty szkoleń, jak i przygotowania oraz audytu certyfikacyjnego.

Co możemy dla Ciebie zrobić?

  • ocenimy, czy inwestycje, których potrzebujesz, mogą być dofinansowane z ZUS;
  • opracujemy wniosek o dofinansowanie działań poprawiających bezpieczeństwo pracy;
  • zweryfikujemy załączniki potrzebne do wniosku składanego w Konkursie ZUS na BHP;
  • złożymy do ZUS  wniosek o dofinansowanie i jego wymagane załączniki;
  • przygotujemy rozliczenie projektu poprawiającego warunki BHP w Twojej organizacji.
Skontaktuj się z nami

Najczęstsze błędy i na co zwrócić uwagę?

1. Niepełny opis stanu BHP – brak aktualnej oceny ryzyka zawodowego lub audytu warunków pracy.
2. Źle dobrany zakres inwestycji – wybór narzędzi lub szkoleń nieadekwatnych do specyfiki firmy.
3. Niezgodność z regulaminem konkursu ZUS – np. uwzględnienie kosztów niekwalifikowanych, brak wymaganych załączników.
4. Nieprecyzyjny kosztorys – zbyt ogólne lub niejasne wyliczenia, brak rozbicia na etapy.
5. Pominięcie harmonogramu lub nierealne terminy wdrożenia.
6. Brak mierników efektu – nieokreślenie, jak będzie oceniany wpływ wdrożenia na bezpieczeństwo.
7. Opóźnienia w składaniu wniosku – niedotrzymanie terminów, co skutkuje odrzuceniem aplikacji.

Praktyczne porady

  • checklista: Przed wysłaniem wniosku sprawdź, czy masz aktualny audyt BHP, kompletny kosztorys, harmonogram, wymagane załączniki oraz czy wszystkie działania są zgodne z katalogiem kosztów kwalifikowanych ZUS.
  • weryfikacja dostawcy: Wybieraj partnerów z doświadczeniem w wdrażaniu OHS i certyfikacji. Sprawdź referencje, zakres wsparcia oraz warunki serwisowe.
  • serwis i utrzymanie: Upewnij się, że wdrożony system zarządzania BHP będzie regularnie aktualizowany i serwisowany – zarówno pod kątem technicznym, jak i w zakresie szkoleń okresowych.

Jak pomagamy firmom pozyskiwać dotacje na wdrożenie systemu zarządzania BHP?

W openqualis.pl każdą współpracę zaczynamy od audytu ryzyka zawodowego i analizy potrzeb firmy. Na tej podstawie opracowujemy kosztorys oraz koncepcję wdrożenia systemu zarządzania BHP (OHS). Następnie przygotowujemy kompletny wniosek o dofinansowanie z ZUS, dbając o zgodność z regulaminem i katalogiem kosztów kwalifikowanych. Po uzyskaniu dotacji wspieramy wdrożenie – od szkoleń, przez opracowanie dokumentacji, po certyfikację i rozliczenie projektu. Dzięki temu oszczędzasz czas, minimalizujesz ryzyko błędów i masz pewność skutecznej realizacji inwestycji.

Sprawdź również w kontekście dotacji ZUS:

FAQ

Jakie firmy mogą ubiegać się o dofinansowanie wdrożenia OHS z ZUS?
Wnioski mogą składać mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa, które nie mają zaległości wobec ZUS i urzędu skarbowego.
Jakie działania można sfinansować w ramach wdrożenia OHS?
Można dofinansować opracowanie procedur, szkolenia, zakup narzędzi i oprogramowania, certyfikację oraz automatyzację procesów BHP.
Czy wdrożenie systemu zarządzania BHP musi być potwierdzone certyfikatem?
Certyfikacja nie jest obowiązkowa, ale znacząco zwiększa wartość projektu i szanse na uzyskanie dofinansowania.
Jak długo trwa przygotowanie wniosku o dofinansowanie?
Przygotowanie kompletnej dokumentacji zajmuje zwykle od 2 do 4 tygodni, w zależności od złożoności projektu.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze dostawcy systemu zarządzania BHP?
Warto postawić na partnera z doświadczeniem, referencjami i pełnym wsparciem – od wdrożenia po serwis.
Czy można łączyć wdrożenie OHS z innymi inwestycjami BHP?
Tak, wniosek może obejmować kompleksowe działania, pod warunkiem zgodności z regulaminem ZUS i katalogiem kosztów kwalifikowanych.

Potrzebujesz wsparcia w przygotowaniu wniosku na wdrożenie systemu zarządzania BHP (OHS)? Skontaktuj się z openqualis.pl – pomagamy od audytu po rozliczenie, gwarantując skuteczność i bezpieczeństwo całego procesu.