Skip to main content

Właściwe rozliczenie leasingu w projekcie dofinansowanym z ZUS to nie tylko wymóg formalny, ale też szansa na realne oszczędności i poprawę bezpieczeństwa w firmie. Jeśli zastanawiasz się, jak zakwalifikować leasing w projekcie, jak uniknąć pułapek i prawidłowo rozliczyć inwestycję, ten przewodnik jest dla Ciebie. Z openqualis.pl zyskujesz nie tylko wiedzę, ale i kompleksowe wsparcie – od audytu po rozliczenie, co pozwala w pełni skorzystać z dotacji i uniknąć kosztownych błędów.

Leasing w projekcie dofinansowanym z ZUS – na czym polega i dlaczego warto?

Leasing jako forma finansowania inwestycji w projekcie dofinansowanym z ZUS budzi wiele pytań – zarówno po stronie przedsiębiorców, jak i księgowych. Dla kogo jest taki model? Najczęściej dla firm, które chcą szybko wdrożyć nowoczesne rozwiązania BHP (np. maszyny, sprzęt ochronny, systemy bezpieczeństwa), ale nie chcą lub nie mogą angażować znacznego kapitału własnego. Efekt biznesowy? Możliwość wdrożenia kosztownych inwestycji bez nadmiernego obciążania budżetu. Efekt BHP? Szybsza poprawa warunków pracy, co przekłada się na mniejsze ryzyko wypadków i wyższą efektywność.

Leasing w projekcie dofinansowanym to jednak nie tylko korzyści, ale i konkretne wymogi formalne. Dofinansowanie z ZUS może obejmować raty leasingowe, ale tylko pod pewnymi warunkami – kluczowe jest prawidłowe rozliczenie, zgodność z regulaminem konkursu oraz odpowiednia dokumentacja.

Kto może rozliczyć leasing w projekcie dofinansowanym – przykłady i wymagania

Uprawnieni do rozliczenia leasingu w projekcie dofinansowanym z ZUS są przedsiębiorcy, którzy spełniają warunki danej edycji konkursu ZUS na poprawę BHP. Dotyczy to zarówno mikro, małych, jak i średnich firm, które planują inwestycje w środki trwałe poprawiające bezpieczeństwo pracy.

Jakie typy inwestycji najczęściej finansowane są w formie leasingu? Przykłady branż i rozwiązań obejmują:
– produkcja i przemysł: maszyny do obróbki, wózki widłowe, podesty robocze,
– budownictwo: rusztowania, windy, sprzęt ochrony zbiorowej,
– magazyny i logistyka: systemy transportowe, regały wysokiego składowania, urządzenia monitorujące,
– usługi: pojazdy specjalistyczne, sprzęt do czyszczenia, systemy detekcji zagrożeń.

Warto podkreślić, że leasing w projekcie musi być zgodny z wytycznymi ZUS – zarówno pod względem zakresu inwestycji, jak i formy umowy. W przypadku wątpliwości warto sprawdzić szczegółowe wytyczne w artykule [Leasing i wynajem – czy kwalifikuje się w ZUS?](https://openqualis.pl/leasing-i-wynajem-czy-kwalifikuje-sie-w-zus/).

Zasady rozliczania leasingu – księgowość, dokumenty i praktyczne przykłady

Rozliczenie leasingu w projekcie dofinansowanym z ZUS wymaga nie tylko prawidłowego ujęcia w księgach rachunkowych, ale także spełnienia wymogów formalnych konkursu. Oto kluczowe zasady:

1. **Rodzaj leasingu a kwalifikowalność kosztów**
ZUS akceptuje wyłącznie leasing finansowy jako koszt kwalifikowany w projektach dofinansowanych. Oznacza to, że leasing operacyjny (gdzie przedmiot pozostaje własnością leasingodawcy do końca umowy) nie jest uznawany za wydatek kwalifikowalny. W leasingu finansowym prawo własności przechodzi na leasingobiorcę po zakończeniu umowy, a środek trwały jest ujmowany w ewidencji firmy.

2. **Dokumentacja i rozliczenie**
Aby prawidłowo rozliczyć leasing w projekcie:
– umowa leasingu musi być zawarta na okres nie krótszy niż czas trwania projektu,
– faktury za raty leasingowe muszą być wystawione na beneficjenta dotacji,
– wymagane jest potwierdzenie zapłaty każdej raty (np. wyciąg bankowy),
– należy prowadzić ewidencję środków trwałych, w której przedmiot leasingu zostanie ujęty.

3. **Podatek VAT**
W przypadku leasingu finansowego VAT od całej wartości inwestycji jest płatny z góry i może być kosztem kwalifikowanym, jeśli beneficjent nie ma prawa do jego odliczenia. Warto szczegółowo zweryfikować ten aspekt z księgowym.

4. **Przykład praktyczny**
Firma produkcyjna decyduje się na leasing finansowy wózka widłowego o wartości 120 000 zł netto. Umowa leasingu przewiduje 36 rat miesięcznych. W projekcie dofinansowanym z ZUS firma rozlicza całą wartość inwestycji jako wydatek kwalifikowany w momencie przekazania przedmiotu leasingu i ujęcia go w ewidencji środków trwałych. Do rozliczenia projektu wymagane są: umowa leasingu, faktura VAT, potwierdzenie zapłaty VAT oraz harmonogram spłat.

5. **Rozliczenie końcowe**
Po zakończeniu projektu konieczne jest przedstawienie pełnej dokumentacji rozliczeniowej – zgodnie z wytycznymi ZUS. Szczegóły dotyczące tego procesu znajdziesz w artykule [Jak rozliczyć projekt dofinansowany przez ZUS?](https://openqualis.pl/jak-rozliczyc-projekt-dofinansowany-przez-zus/).

Leasing w projekcie – procedura, zamówienia publiczne i wybór dostawcy

Leasing w projektach dofinansowanych z ZUS często wymaga przeprowadzenia procedury wyboru dostawcy zgodnie z zasadami konkurencyjności. Dla firm z sektora publicznego lub tych, które realizują większe inwestycje, może być konieczne przeprowadzenie zamówienia publicznego. Jak to zrobić poprawnie?

– Określ szczegółowo wymagania dotyczące przedmiotu leasingu (np. parametry techniczne, warunki serwisu).
– Zaproś do składania ofert co najmniej trzech potencjalnych leasingodawców.
– Sporządź protokół z wyboru najkorzystniejszej oferty.
– Zachowaj całą dokumentację przetargową – będzie ona niezbędna na etapie rozliczenia.

Więcej na temat formalności przeczytasz w artykule [Jak przeprowadzić zamówienie publiczne w projekcie?](https://openqualis.pl/jak-przeprowadzic-zamowienie-publiczne-w-projekcie/).

Najczęstsze błędy i na co zwrócić uwagę?

1. **Niepełny lub błędny wniosek o dofinansowanie** – brak informacji o formie finansowania lub niezgodność z regulaminem ZUS.
2. **Wybór leasingu operacyjnego zamiast finansowego** – taki leasing nie jest kosztem kwalifikowanym w projektach ZUS.
3. **Nieprawidłowe ujęcie przedmiotu leasingu w ewidencji środków trwałych** – brak dokumentacji lub błędy księgowe.
4. **Brak potwierdzenia zapłaty rat leasingowych lub VAT** – niedostarczenie wymaganych dokumentów finansowych.
5. **Nieprzestrzeganie procedur wyboru dostawcy** – pominięcie zasady konkurencyjności lub brak protokołu wyboru.
6. **Opóźnienia w realizacji inwestycji** – niedotrzymanie harmonogramu, co może skutkować utratą dofinansowania.
7. **Brak konsultacji z doradcą lub księgowym** – niedopasowanie formy leasingu do wymogów projektu.

Co możemy dla Ciebie zrobić?

  • ocenimy, czy inwestycje, których potrzebujesz, mogą być dofinansowane z ZUS;
  • opracujemy wniosek o dofinansowanie działań poprawiających bezpieczeństwo pracy;
  • zweryfikujemy załączniki potrzebne do wniosku składanego w Konkursie ZUS na BHP;
  • złożymy do ZUS  wniosek o dofinansowanie i jego wymagane załączniki;
  • przygotujemy rozliczenie projektu poprawiającego warunki BHP w Twojej organizacji.
Skontaktuj się z nami

Praktyczne porady

  • Checklista przed wysłaniem wniosku: sprawdź, czy wybrany leasing to leasing finansowy, czy masz pełną dokumentację (umowa, faktury, potwierdzenia zapłat), czy przedmiot leasingu jest zgodny z regulaminem konkursu.
  • Weryfikacja dostawcy: oceniaj nie tylko cenę, ale i warunki serwisu, czas dostawy, możliwość wykupu przedmiotu po zakończeniu umowy oraz doświadczenie leasingodawcy w projektach dotacyjnych.
  • Serwis i utrzymanie: po zakupie zadbaj o regularne przeglądy i konserwację urządzeń, archiwizuj dokumenty serwisowe oraz dbaj o zgodność z harmonogramem projektu – ewentualne opóźnienia mogą wpłynąć na rozliczenie dotacji.

Jak pomagamy firmom pozyskiwać dotacje na leasing i inwestycje BHP?

W openqualis.pl proces wsparcia klienta obejmuje kilka kluczowych etapów:
– **Audyt ryzyka i potrzeb** – identyfikujemy obszary wymagające poprawy BHP i dobieramy optymalne rozwiązania inwestycyjne.
– **Kosztorys i wybór finansowania** – przygotowujemy szczegółowy kosztorys oraz analizujemy, czy leasing finansowy będzie korzystny i kwalifikowalny.
– **Wniosek o dofinansowanie** – opracowujemy kompletną dokumentację konkursową, dbając o zgodność z regulaminem ZUS.
– **Wdrożenie i rozliczenie projektu** – wspieramy na każdym etapie realizacji, pomagamy w wyborze dostawcy, kompletujemy dokumenty księgowe i sporządzamy rozliczenie końcowe.

Dzięki temu nasi klienci oszczędzają czas, minimalizują ryzyko błędów i maksymalizują szanse na uzyskanie i prawidłowe rozliczenie dotacji.

Sprawdź również w kontekście dotacji ZUS:

  • Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, kiedy leasing i wynajem kwalifikują się do dofinansowania, odwiedź artykuł [Leasing i wynajem – czy kwalifikuje się w ZUS?](https://openqualis.pl/leasing-i-wynajem-czy-kwalifikuje-sie-w-zus/).
  • O formalnościach związanych z wyborem dostawcy i procedurach zamówień przeczytasz w [Jak przeprowadzić zamówienie publiczne w projekcie?](https://openqualis.pl/jak-przeprowadzic-zamowienie-publiczne-w-projekcie/).
  • Kompleksowe zasady rozliczania projektów dotowanych przez ZUS znajdziesz w [Jak rozliczyć projekt dofinansowany przez ZUS?](https://openqualis.pl/jak-rozliczyc-projekt-dofinansowany-przez-zus/).

FAQ

Czy leasing operacyjny można rozliczyć w projekcie dofinansowanym przez ZUS?
Nie, ZUS akceptuje wyłącznie leasing finansowy jako koszt kwalifikowany w projektach dotacyjnych.
Jakie dokumenty są wymagane do rozliczenia leasingu?
Umowa leasingu, faktury VAT, potwierdzenia zapłaty rat i VAT, ewidencja środków trwałych oraz protokół wyboru dostawcy.
Czy VAT od leasingu można uwzględnić jako koszt kwalifikowany?
Tylko jeśli firma nie ma prawa do jego odliczenia – należy to potwierdzić z księgowym.
Co zrobić, jeśli leasingodawca nie wystawia faktur na beneficjenta dotacji?
Należy wybrać leasingodawcę, który wystawi faktury na firmę realizującą projekt – to warunek konieczny do rozliczenia.
Czy można rozliczyć leasing, jeśli inwestycja została zrealizowana przed podpisaniem umowy dotacyjnej?
Nie, koszty poniesione przed podpisaniem umowy nie są kwalifikowane przez ZUS.
Jak długo należy przechowywać dokumentację leasingową po zakończeniu projektu?
Dokumentację należy przechowywać przez okres wskazany w umowie dotacyjnej, zwykle minimum 5 lat.

Potrzebujesz wsparcia w rozliczeniu leasingu w projekcie dofinansowanym przez ZUS? Skontaktuj się z openqualis.pl – pomagamy od audytu, przez wybór finansowania, aż po rozliczenie końcowe. Dzięki nam masz pewność, że Twój projekt jest bezpieczny i zgodny z przepisami.