Skip to main content
Dotacja z ZUS

Jak udokumentować koszt pracy zewnętrznego szkoleniowca – praktyczny przewodnik dla firm

Właściwe udokumentowanie kosztów pracy zewnętrznego szkoleniowca to kluczowy element rozliczenia dotacji ZUS na poprawę BHP – zarówno dla dużych firm, jak i mniejszych przedsiębiorstw. Współpraca z openqualis.pl pozwala uniknąć ryzyka odrzucenia wniosku, a także zapewnia zgodność z wymogami formalnymi i merytorycznymi. Sprawdź, jak zorganizować dokumentację, by inwestycja w szkolenia była w pełni kwalifikowana, a Twój projekt zyskał szansę na dofinansowanie i realną poprawę bezpieczeństwa pracy.

Jak udokumentować koszt pracy zewnętrznego szkoleniowca w projekcie dotacyjnym ZUS?

Ubieganie się o dotację ZUS na działania poprawiające BHP to nie tylko szansa na realne wsparcie finansowe, ale i obowiązek skrupulatnego rozliczenia każdej złotówki. Jednym z najczęstszych wydatków w projektach dofinansowywanych przez ZUS jest koszt pracy zewnętrznego szkoleniowca – eksperta, który prowadzi szkolenia, warsztaty czy wdrożenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. Dla kogo jest ten temat? Dla firm, które planują wdrożenie nowych rozwiązań BHP, chcą przeszkolić zespół z obsługi nowego sprzętu lub podnieść kompetencje pracowników w zakresie bezpieczeństwa. Efekt biznesowy? Zwiększenie bezpieczeństwa, minimalizacja ryzyka wypadków, a także pełna zgodność z wymogami dotacyjnymi ZUS.

Uprawnieni wnioskodawcy, typy inwestycji i branże – dokumentacja kosztów szkoleniowca zewnętrznego

O dotację ZUS na poprawę BHP mogą ubiegać się mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa zatrudniające pracowników na umowę o pracę oraz spełniające kryteria formalne konkursu. Koszt szkoleniowca zewnętrznego może być kwalifikowany m.in. w projektach dotyczących:
– wdrożenia nowych technologii lub urządzeń BHP,
– szkoleń specjalistycznych z obsługi maszyn, urządzeń czy środków ochrony indywidualnej,
– warsztatów podnoszących świadomość zagrożeń zawodowych.
Przykłady branż: produkcja, budownictwo, transport, przemysł spożywczy, logistyka – wszędzie tam, gdzie bezpieczeństwo pracy wymaga systematycznego podnoszenia kwalifikacji zespołu. Dokumentacja kosztów szkoleniowca zewnętrznego jest niezbędna, by wydatki zostały uznane przez ZUS za kwalifikowane i mogły zostać rozliczone w projekcie.

Rachunki, umowy zlecenia, zakres usług – jak przygotować dokumentację?

Podstawą rozliczenia kosztu pracy szkoleniowca zewnętrznego są trzy elementy: poprawnie sporządzona umowa (najczęściej umowa zlecenie lub umowa o dzieło), rachunek/faktura oraz szczegółowy zakres usług. Oto, jak krok po kroku przygotować dokumentację:

1. Umowa zlecenia lub o dzieło
Umowa powinna zawierać:
– dane obu stron (firma oraz szkoleniowiec lub firma szkoleniowa),
– precyzyjny opis przedmiotu umowy (np. „przeprowadzenie szkolenia BHP dla pracowników produkcji”),
– termin realizacji,
– wynagrodzenie oraz sposób rozliczenia (np. stawka godzinowa, ryczałt),
– podpisy stron.
Warto do umowy załączyć harmonogram szkoleń i listę uczestników, aby potwierdzić faktyczne wykonanie usługi.

2. Rachunek lub faktura
Po zakończeniu szkolenia szkoleniowiec wystawia rachunek (w przypadku osoby fizycznej) lub fakturę (firma szkoleniowa). Dokument powinien zawierać:
– dane wystawcy i odbiorcy,
– datę wystawienia,
– szczegółowy opis usługi (np. „przeprowadzenie 8-godzinnego szkolenia BHP dla 10 osób”),
– kwotę brutto,
– numer umowy, do której się odnosi.

3. Zakres usług i potwierdzenie realizacji
Bardzo ważne jest, by dokumentacja zawierała szczegółowy zakres przeprowadzonych szkoleń (np. tematyka, czas trwania, liczba uczestników). Potwierdzeniem wykonania usługi może być protokół odbioru lub podpisana lista obecności pracowników biorących udział w szkoleniu. W przypadku wątpliwości, jak udokumentować udział pracowników w szkoleniach, warto zapoznać się z poradnikiem: Jak udokumentować udział pracowników w szkoleniach?.

Jak rozliczyć koszt szkoleniowca zewnętrznego w praktyce?

Każdy projekt dotacyjny ZUS wymaga nie tylko przedstawienia kosztów, ale i ich właściwego uzasadnienia oraz powiązania z celami projektu. W praktyce oznacza to:
– Spójność zakresu usług szkoleniowych z założeniami projektu (np. szkolenie z obsługi nowego sprzętu powinno być powiązane z zakupem tego sprzętu, który również wymaga właściwej dokumentacji – więcej informacji znajdziesz w poradniku: Jak udokumentować zakup sprzętu BHP?).
– Przechowywanie wszystkich dokumentów źródłowych (umowy, rachunki, listy obecności, protokoły odbioru).
– Wskazanie powiązania wydatku z poprawą BHP w firmie (np. opis efektów szkolenia, wpływ na bezpieczeństwo pracy, zmniejszenie liczby wypadków).
– Jasne rozdzielenie kosztów kwalifikowanych i niekwalifikowanych (np. nie można rozliczać szkoleń, które nie są powiązane z tematyką BHP lub nie dotyczą pracowników zatrudnionych w firmie).

Co możemy dla Ciebie zrobić?

  • ocenimy, czy inwestycje, których potrzebujesz, mogą być dofinansowane z ZUS;
  • opracujemy wniosek o dofinansowanie działań poprawiających bezpieczeństwo pracy;
  • zweryfikujemy załączniki potrzebne do wniosku składanego w Konkursie ZUS na BHP;
  • złożymy do ZUS  wniosek o dofinansowanie i jego wymagane załączniki;
  • przygotujemy rozliczenie projektu poprawiającego warunki BHP w Twojej organizacji.
Skontaktuj się z nami

Najczęstsze błędy i na co zwrócić uwagę?

1. Brak szczegółowego opisu zakresu usług w umowie ze szkoleniowcem – umowa powinna jasno precyzować, czego dotyczy szkolenie.
2. Nieprawidłowe lub niekompletne rachunki/faktury – dokumenty muszą zawierać pełne dane, opis i odniesienie do umowy.
3. Brak powiązania szkolenia z projektem dotacyjnym – wydatki muszą być uzasadnione celami projektu.
4. Nieprzechowywanie list obecności lub protokołów odbioru – to kluczowe dowody wykonania usługi.
5. Zlecanie szkoleń firmom lub osobom nieposiadającym uprawnień – zawsze weryfikuj kompetencje szkoleniowca.
6. Opóźnienia w przygotowaniu dokumentacji – rozliczenie projektu wymaga terminowości.
7. Brak rozdzielenia kosztów kwalifikowanych i niekwalifikowanych – nie wszystkie szkolenia będą uznane przez ZUS.

Praktyczne porady

  • Checklista: Przed wysłaniem wniosku upewnij się, że masz podpisaną umowę, szczegółowy harmonogram szkoleń, rachunki/faktury i listy obecności.
  • Weryfikacja dostawcy: Sprawdź doświadczenie szkoleniowca, referencje oraz zgodność oferty z wymaganiami ZUS.
  • Utrzymanie dokumentacji: Przechowuj wszystkie dokumenty przez okres wymagany przez ZUS – także po zakończeniu projektu.

Jak pomagamy firmom pozyskiwać dotacje ZUS?

W openqualis.pl wspieramy przedsiębiorców na każdym etapie procesu: od audytu ryzyka zawodowego, przez przygotowanie kosztorysu i wniosku, aż po wdrożenie i rozliczenie projektu. Nasza rola to nie tylko doradztwo, ale i praktyczna pomoc w kompletowaniu dokumentacji, negocjowaniu warunków z dostawcami oraz monitorowanie zgodności wydatków z regulaminem konkursu. Dzięki temu oszczędzasz czas, minimalizujesz ryzyko błędów i zyskujesz pewność, że Twój projekt zostanie rozliczony bez zastrzeżeń.

Sprawdź również w kontekście dotacji ZUS:

FAQ

Jakie dokumenty są wymagane do rozliczenia kosztu szkoleniowca zewnętrznego?
Najważniejsze to: umowa zlecenia lub o dzieło, rachunek/faktura, szczegółowy zakres usług oraz lista obecności uczestników szkolenia.
Czy szkolenia online również można rozliczyć w projekcie ZUS?
Tak, pod warunkiem udokumentowania zakresu, programu i udziału pracowników – np. poprzez listę obecności lub certyfikaty ukończenia.
Co zrobić, gdy szkoleniowiec nie dostarczył wszystkich dokumentów?
Należy niezwłocznie uzupełnić brakujące dokumenty – w przeciwnym razie koszt może nie zostać uznany przez ZUS.
Czy szkoleniowiec musi posiadać określone uprawnienia?
Tak, szkoleniowiec powinien mieć odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie potwierdzone dokumentami oraz referencjami.
Jak długo przechowywać dokumentację szkoleniową?
Dokumenty należy przechowywać przez okres wskazany w umowie dotacyjnej oraz zgodnie z przepisami prawa (najczęściej 5 lat).
Czy można rozliczyć szkolenie przeprowadzone przez pracownika firmy?
Nie, ZUS uznaje wyłącznie koszty pracy zewnętrznego szkoleniowca – nie można rozliczać szkoleń prowadzonych przez własnych pracowników.

Potrzebujesz wsparcia w przygotowaniu dokumentacji lub rozliczeniu projektu z dotacją ZUS? Skontaktuj się z nami – openqualis.pl pomaga firmom od audytu po rozliczenie, zapewniając kompleksową obsługę i bezpieczeństwo formalne inwestycji.