Skip to main content
Dotacje ZUS na BHP

Jak wycenić projekt BHP, żeby przeszedł ocenę merytoryczną? Elementy budżetu i typowe pułapki

Firmy, które chcą skutecznie sięgnąć po dotacje z ZUS na poprawę BHP, muszą nie tylko dobrze zaplanować inwestycję, ale też precyzyjnie wycenić projekt. Każdy błąd w kosztorysie może oznaczać odrzucenie wniosku lub problemy na etapie rozliczenia. W OpenQualis.pl pomagamy przedsiębiorcom przejść przez cały proces – od audytu po finalne rozliczenie. Dzięki naszemu wsparciu masz pewność, że Twój projekt BHP zostanie wyceniony rzetelnie, zgodnie z regulaminem i zwiększy szansę na pozytywną ocenę merytoryczną.

Jak wycenić projekt BHP, żeby przeszedł ocenę merytoryczną?

Wycena projektu BHP to kluczowy element wniosku o dofinansowanie z ZUS. Od poprawności budżetu zależy nie tylko to, czy projekt zostanie zaakceptowany, ale również czy otrzymasz pełne finansowanie i unikniesz problemów przy rozliczeniu. Proces ten jest szczególnie istotny dla mikro, małych i średnich przedsiębiorstw, które chcą zrealizować inwestycje poprawiające bezpieczeństwo pracy – od modernizacji wentylacji, przez zakup sprzętu BHP, aż po wdrożenie nowych rozwiązań technicznych. Dobrze przygotowany kosztorys to nie tylko większe bezpieczeństwo pracowników, ale także realne oszczędności dla firmy.

Kto może składać wnioski i jakie projekty można wyceniać? Wybrane branże i przykłady inwestycji

O dofinansowanie projektów BHP z ZUS mogą ubiegać się firmy zatrudniające pracowników na umowie o pracę, które nie zalegają z opłatami wobec ZUS i nie są w stanie upadłości. Najczęściej wnioskują mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa z branż produkcyjnych, logistycznych, budowlanych, ale także usługowych. Typowe inwestycje obejmują:

– modernizację wentylacji w halach produkcyjnych i magazynach,
– zakup maszyn i urządzeń poprawiających ergonomię pracy,
– wdrożenie systemów bezpieczeństwa (np. bariery, osłony, automatyka BHP),
– wymianę przestarzałych instalacji elektrycznych czy oświetlenia,
– zakup środków ochrony indywidualnej (SOI) i sprzętu BHP.

W każdym przypadku kluczowe jest właściwe oszacowanie kosztów – zarówno tych kwalifikowanych (czyli możliwych do sfinansowania z dotacji), jak i niekwalifikowanych (które firma pokrywa sama). Jeśli nie wiesz, jak policzyć koszty projektu BHP albo masz wątpliwości, czy Twój pomysł wpisuje się w regulamin konkursu, warto skorzystać z pomocy ekspertów.

Elementy prawidłowego budżetu projektu BHP

Prawidłowa wycena projektu BHP powinna być przejrzysta, kompletna i zgodna z wytycznymi ZUS. Obejmuje ona kilka podstawowych elementów:

1. **Audyt ryzyka zawodowego** – punkt wyjścia, który pozwala określić, jakie zagrożenia występują w firmie i jakie działania są niezbędne.
2. **Opis planowanych działań/inwestycji** – szczegółowe określenie zakresu projektu, np. wymiana wentylacji, zakup wózka widłowego z systemem bezpieczeństwa, montaż oświetlenia LED.
3. **Szczegółowy kosztorys** – rozbicie kosztów na poszczególne elementy, np. zakup urządzeń, montaż, transport, szkolenia, dokumentacja powykonawcza.
4. **Oferty lub wyceny od dostawców** – realne, aktualne oferty, które potwierdzają, ile faktycznie kosztują wskazane rozwiązania.
5. **Wskaźniki efektywności** – szacowanie, jak inwestycja wpłynie na poprawę warunków BHP, np. zmniejszenie liczby wypadków, ograniczenie hałasu, poprawa jakości powietrza.

Ważne, aby wycena była realistyczna i oparta na rynkowych cenach. Zawyżanie lub zaniżanie kosztów to prosta droga do odrzucenia projektu na etapie oceny merytorycznej.

Jak policzyć koszty projektu BHP – praktyczne wskazówki

Aby prawidłowo policzyć koszty projektu BHP, należy uwzględnić zarówno wydatki bezpośrednie, jak i pośrednie. Oto kilka praktycznych zasad:

– **Zbieraj oferty od kilku dostawców** – porównuj ceny, sprawdzaj warunki gwarancji, serwisu i dostępności części zamiennych.
– **Uwzględnij wszystkie etapy inwestycji** – od zakupu, przez transport, montaż, szkolenia, aż po odbiory techniczne i dokumentację powykonawczą.
– **Sprawdź, które koszty są kwalifikowane** – nie wszystkie wydatki można pokryć z dotacji. Przykładowo, zakup używanych urządzeń czy wydatki na bieżące naprawy często nie są refundowane.
– **Wyceń nie tylko sprzęt, ale też koszty wdrożenia** – np. prace instalacyjne, szkolenia z obsługi, przeglądy okresowe.
– **Dokumentuj wycenę** – do wniosku należy dołączyć oferty lub kosztorysy, które potwierdzają przyjęte kwoty.

Jeśli Twój projekt dotyczy np. modernizacji wentylacji, koniecznie zapoznaj się z naszym przewodnikiem: jak przygotować projekt dotyczący wentylacji w miejscu pracy – znajdziesz tam szczegółowe wskazówki dotyczące kosztorysowania tego typu inwestycji.

Najczęstsze błędy i na co zwrócić uwagę?

1. **Niepełny kosztorys** – pominięcie ważnych pozycji (np. kosztów montażu, transportu, szkoleń) skutkuje odrzuceniem wniosku lub problemami przy rozliczeniu.
2. **Brak aktualnych ofert** – do wniosku należy załączyć ważne, realne oferty od dostawców. Oferty sprzed kilku miesięcy lub bez podpisu nie są akceptowane.
3. **Zły dobór rozwiązań** – inwestycje muszą być adekwatne do zidentyfikowanych zagrożeń. Zakup sprzętu, który nie rozwiązuje realnych problemów BHP, obniża ocenę merytoryczną projektu.
4. **Nieprzestrzeganie regulaminu konkursu** – częsty błąd to wpisywanie kosztów niekwalifikowanych lub przekraczanie limitów dofinansowania.
5. **Zawyżanie lub zaniżanie kosztów** – niezgodność z cenami rynkowymi budzi wątpliwości i może skutkować odrzuceniem wniosku.
6. **Opóźnienia w przygotowaniu dokumentów** – brak kompletu załączników (np. brak audytu ryzyka, brak zgody właściciela budynku na modernizację) uniemożliwia złożenie wniosku.
7. **Brak spójności między audytem a kosztorysem** – działania muszą wynikać z analizy ryzyka, a nie być przypadkową listą zakupów.

Co możemy dla Ciebie zrobić?

  • ocenimy, czy inwestycje, których potrzebujesz, mogą być dofinansowane z ZUS;
  • opracujemy wniosek o dofinansowanie działań poprawiających bezpieczeństwo pracy;
  • zweryfikujemy załączniki potrzebne do wniosku składanego w Konkursie ZUS na BHP;
  • złożymy do ZUS  wniosek o dofinansowanie i jego wymagane załączniki;
  • przygotujemy rozliczenie projektu poprawiającego warunki BHP w Twojej organizacji.
Skontaktuj się z nami

Praktyczne porady

  • Checklista przed wysłaniem wniosku: Sprawdź, czy wszystkie pozycje kosztorysu są uzasadnione i poparte ofertami, czy nie przekraczasz limitów dofinansowania, czy działania wynikają z audytu ryzyka.
  • Weryfikacja dostawców: Porównaj kilka ofert, sprawdź referencje, warunki gwarancji i dostępność serwisu. Unikaj ofert o podejrzanie niskiej cenie – mogą być niewiarygodne.
  • Serwis i utrzymanie po zakupie: Zadbaj, by dostawca zapewniał serwis gwarancyjny i pogwarancyjny, a urządzenia miały wymagane atesty i certyfikaty. Dokumentuj wszystkie wydatki – będzie to niezbędne przy rozliczaniu projektu. Więcej o dokumentacji zakupów znajdziesz w artykule jak udokumentować zakup sprzętu BHP.

Jak pomagamy firmom pozyskiwać dotacje na BHP?

Współpraca z OpenQualis.pl to kompleksowe wsparcie na każdym etapie projektu. Najpierw przeprowadzamy audyt ryzyka zawodowego, identyfikujemy zagrożenia i rekomendujemy optymalne rozwiązania. Następnie przygotowujemy szczegółowy kosztorys i kompletujemy dokumentację – dbając, by każdy wydatek był uzasadniony i zgodny z regulaminem ZUS. Po złożeniu wniosku monitorujemy postępy, a po przyznaniu dotacji pomagamy we wdrożeniu inwestycji i rozliczeniu projektu. Dzięki temu oszczędzasz czas, minimalizujesz ryzyko błędów i masz pewność, że projekt przejdzie pozytywną ocenę merytoryczną.

Sprawdź również w kontekście dotacji ZUS:

FAQ

Jakie koszty można uwzględnić w projekcie BHP dofinansowanym przez ZUS?
Można uwzględnić koszty zakupu sprzętu, montażu, transportu, szkoleń, dokumentacji powykonawczej, pod warunkiem że są to koszty kwalifikowane zgodnie z regulaminem konkursu.
Czy muszę dołączyć oferty od dostawców do wniosku?
Tak, do wniosku należy dołączyć aktualne, podpisane oferty lub kosztorysy potwierdzające przyjęte kwoty.
Co się stanie, jeśli kosztorys będzie niepełny lub niezgodny z wytycznymi?
Wniosek może zostać odrzucony na etapie oceny merytorycznej lub formalnej.
Czy można finansować zakup używanego sprzętu?
W większości przypadków dofinansowanie obejmuje wyłącznie zakup nowego sprzętu z atestami i gwarancją.
Jak długo trwa proces oceny wniosku przez ZUS?
Proces oceny trwa zwykle od kilku do kilkunastu tygodni, w zależności od liczby wniosków i kompletności dokumentacji.
Czy można poprawić kosztorys po złożeniu wniosku?
Zwykle nie ma takiej możliwości, dlatego tak ważne jest, by wycena była kompletna i zgodna z wymaganiami już na etapie składania wniosku.

Potrzebujesz wsparcia przy wycenie projektu BHP lub przygotowaniu wniosku do ZUS? Skontaktuj się z nami – w OpenQualis.pl pomagamy firmom od audytu ryzyka, przez kosztorysowanie, aż po rozliczenie inwestycji. Dzięki naszemu doświadczeniu zwiększysz swoje szanse na pozyskanie dofinansowania i poprawisz bezpieczeństwo w Twojej firmie.