Wybór dostawcy instalacji wentylacyjno-klimatyzacyjnej to decyzja o dużym ryzyku finansowym i operacyjnym. Błędna decyzja oznacza opóźnienia, przekroczenia budżetu, problemy eksploatacyjne lub brak oczekiwanych efektów w zakresie zdrowia i bezpieczeństwa. Ten tekst daje praktyczne narzędzie due diligence — kryteria oceny, listę dokumentów do żądania, pułapki techniczne i komercyjne oraz gotowe szablony pytań i scoringu, które możesz użyć przy zamawianiu instalacji w kontekście projektu BHP finansowanego z dotacji.
Cel
potwierdzić kompetencje i doświadczenie wykonawcy;
zweryfikować adekwatność proponowanych rozwiązań technicznych;
zabezpieczyć terminy, jakość wykonania i serwis;
zminimalizować ryzyko odrzucenia części wydatków w rozliczeniu dotacyjnym.
Kto powinien przeprowadzić wstępny research
właściciel inwestycji lub osoba wskazana przez zarząd;
inspektor BHP / inżynier procesu;
zewnętrzny konsultant branżowy (jeśli procedura dotyczy dużego projektu).
Zalecane rozszerzenie: audyt techniczny ofert przez niezależnego eksperta przed podpisaniem umowy.
Dokumenty, które musisz uzyskać od dostawcy (must-have)
oferta techniczna z opisem rozwiązania (parametry centrali, odciągów, filtrów, wydajność m³/h).
rysunki sytuacyjne i schematy układu kanałów (plan poziomu i rzuty techniczne).
karty katalogowe proponowanych urządzeń (centrala, wentylatory, filtry, tłumiki).
krzywe wentylatora (fan curves) i obliczenia hydrauliczne instalacji.
specyfikacja filtrów (klasy filtracji, efektywność, okres życia i koszt wymiany).
kosztorys inwestorski z rozbiciem pozycji (materiał, robocizna, montaże, rozruch).
harmonogram realizacji z kamieniami milowymi i terminami odbiorów.
warunki gwarancji i zakres SLA serwisu (czas reakcji, części, przeglądy).
wykaz referencji z realizacjami podobnego typu (min. 3 z opisem zakresu i kontaktami).
certyfikaty i deklaracje zgodności (CE, deklaracje materiałowe, atesty filtra itp.).
protokół testów fabrycznych (jeśli dotyczy) i plan testów odbiorczych (FAT/SAT).
ubezpieczenie wykonawcy (OC) i ewentualne polisy montażowe.
Kryteria techniczne oceny ofert
zgodność parametryczna: wydajność m³/h, ciśnienie statyczne, klasy filtrów.
kompletność rozwiązań: czy oferta zawiera odciągi miejscowe tam, gdzie konieczne, czy tylko centralę?
jakość filtracji: rzeczywiste dane sprawności filtrów wobec rodzaju zanieczyszczeń (mgła olejowa, pył drzewny, LZO).
obliczenia hydrauliczne: czy dostawca dostarcza krzywe wentylatora i bilans ciśnień kanałowych?
hałas i drgania: przewidywane poziomy dB(A) w strefach pracy oraz sposoby tłumienia.
dostęp serwisowy i ergonomia obsługi: dostęp do filtrów, skrzynki pomiarowe, zamontowane filtry w wygodnych miejscach.
bezpieczeństwo: zabezpieczenia przeciwpożarowe w instalacji, odprowadzenia kondensatu, zgodność z przepisami.
Kryteria organizacyjne i komercyjne
doświadczenie w podobnych projektach i referencje;
termin realizacji i realistyczność harmonogramu;
warunki płatności (zaliczki, etapy płatności, retencja na korektę wad);
gwarancja i SLA (czas reakcji, dostępność części, sposób rozliczania napraw);
zakres serwisu po odbiorze (przeglądy, wymiana filtrów, kalibracja sterowników);
warunki zmian i rozliczania robót dodatkowych;
zabezpieczenia umowne: kary umowne za opóźnienia, rękojmia, gwarancje jakości.
Pułapki techniczne i jak ich unikać
brak krzywych wentylatora — ryzyko złego doboru wentylatorów, nadmierne zużycie energii.
rozwiązanie: wymagaj fan curves i obliczeń ciśnieniowych przed podpisaniem.filtr „marketingowy” zamiast specyfikacji — dostawcy deklarują „HEPA” bez klasy i wydajności wobec olejowej mgły.
rozwiązanie: żądaj danych efektywności i testów filtracji dla specyficznych zanieczyszczeń.przeciążenie kanałów i zbyt małe rewizje — ograniczony dostęp serwisowy.
rozwiązanie: sprawdź rysunki i wymagaj rewizji co X metrów; inspekcja dostępności.niedopasowana automatyka — bez realnego sterowania przepływem (brak sterowania EC lub VAV).
rozwiązanie: wymagać schematu sterowania i demo parametrów regulacji.brak odbioru FAT/SAT — ryzyko braku testów wydajności przed przekazaniem.
rozwiązanie: w umowie zapisać obowiązkowe FAT (na rodzicach urządzeń) i SAT (po montażu) z kryteriami akceptacji.
Gotowa checklista wyboru
oferta techniczna z parametrami urządzeń;
rysunki instalacyjne i plan kanałów;
karty katalogowe urządzeń;
krzywe wentylatora i obliczenia hydrauliczne;
specyfikacja filtrów z danymi efektywności;
kosztorys i rozbicie kosztów;
harmonogram realizacji i etapy płatności;
warunki gwarancji i SLA;
protokół testów FAT/SAT i plan testów odbiorczych;
referencje i realizacje podobnego typu;
ubezpieczenia i atesty;
warunki zmian i kar umownych.
Przykładowe pytania do dostawcy (spotkanie techniczne)
Jakie są krzywe wydajności wentylatorów przy założonym ciśnieniu instalacji?
Jaką klasę filtracji proponujecie wobec konkretnego zanieczyszczenia (np. mgła olejowa lub pył drzewny) i jakie testy to potwierdzają?
Czy przewidziano odciągi miejscowe przy każdym stanowisku emitującym zanieczyszczenia? Jakie są ich parametry?
Jaki jest plan montażu i ile dni planujecie na prace związane z przerwami produkcyjnymi?
Jakie są warunki uruchomienia i co zawiera próbny rozruch (FAT/SAT)? Jakie są kryteria akceptacji?
Jaki jest czas reakcji serwisu i jakie elementy są objęte SLA?
Czy dostarczacie dokumentację powykonawczą: as-built, instrukcje obsługi, schematy sterowania?
Scoring ofert — prosty model oceny (ważony)
kryteria techniczne (40%): zgodność parametrów, filtry, krzywe wentylatora.
cena (20%): całkowity koszt inwestycji + koszty eksploatacyjne 5-letnie.
doświadczenie i referencje (15%): liczba podobnych realizacji, kontakty referencyjne.
harmonogram i ryzyko realizacji (10%): realność terminu, plan montażu.
gwarancja i serwis (10%): długość gwarancji, SLA, dostępność części.
dokumentacja i kompletność (5%): czy oferta kompletna i zgodna z wymaganiami.
Każde kryterium oceniasz od 1 do 10, mnożysz przez wagę i sumujesz — najwyższa suma wygrywa. Możesz dostosować wagi zależnie od priorytetów.
Klauzule umowne, które warto mieć w kontrakcie
obowiązkowe FAT i SAT z kryteriami akceptacji;
kary umowne za opóźnienia w kluczowych kamieniach milowych;
retencja (np. 5–10% wartości do czasu pozytywnego SAT);
warunki odbioru częściowego i korekt w okresie rękojmi;
zapis o dostarczeniu dokumentacji powykonawczej „as-built” w formatach CAD i PDF;
gwarantowane czasy reakcji serwisu (np. do 24 h) i dostęp do części zamiennych;
zapis o odpowiedzialności za zgodność z wymaganiami dotacji (świadczenie wsparcia przy audytach ZUS).
Procedura odbioru technicznego (FAT/SAT)
FAT: testy na urządzeniach przed wysyłką (dostawca dostarcza protokół).
montaż: dopasowanie, integracja i weryfikacja kanałów.
SAT: testy wydajnościowe na obiekcie — pomiary m³/h, ciśnień, hałasu, działania automatyki.
protokół odbioru końcowego z listą uwag i terminami korekt.
przekazanie dokumentacji powykonawczej i instrukcji.
Przeprowadź wybór przed podpisaniem umowy i nie akceptuj ogólników. Wymagaj krzywych wentylatora, specyfikacji filtrów, planów FAT/SAT i konkretnego SLA. Ustal scoring ofert i dokumentuj każdą rozmowę. Zabezpiecz się umownie: kary, retencja, obowiązek dostarczenia dokumentacji powykonawczej. Przy większych projektach zleć niezależny audyt ofert i odbioru — koszty eksperta są zwykle niższe niż koszty napraw i utraty efektu projektu.