Skip to main content
Wentylacja

Wybór dostawców instalacji wentylacyjno-klimatyzacyjnych

Wybór dostawcy instalacji wentylacyjno-klimatyzacyjnej to decyzja o dużym ryzyku finansowym i operacyjnym. Błędna decyzja oznacza opóźnienia, przekroczenia budżetu, problemy eksploatacyjne lub brak oczekiwanych efektów w zakresie zdrowia i bezpieczeństwa. Ten tekst daje praktyczne narzędzie due diligence — kryteria oceny, listę dokumentów do żądania, pułapki techniczne i komercyjne oraz gotowe szablony pytań i scoringu, które możesz użyć przy zamawianiu instalacji w kontekście projektu BHP finansowanego z dotacji.

Cel

  • potwierdzić kompetencje i doświadczenie wykonawcy;

  • zweryfikować adekwatność proponowanych rozwiązań technicznych;

  • zabezpieczyć terminy, jakość wykonania i serwis;

  • zminimalizować ryzyko odrzucenia części wydatków w rozliczeniu dotacyjnym.

Kto powinien przeprowadzić wstępny research

  • właściciel inwestycji lub osoba wskazana przez zarząd;

  • inspektor BHP / inżynier procesu;

  • zewnętrzny konsultant branżowy (jeśli procedura dotyczy dużego projektu).
    Zalecane rozszerzenie: audyt techniczny ofert przez niezależnego eksperta przed podpisaniem umowy.

Dokumenty, które musisz uzyskać od dostawcy (must-have)

  1. oferta techniczna z opisem rozwiązania (parametry centrali, odciągów, filtrów, wydajność m³/h).

  2. rysunki sytuacyjne i schematy układu kanałów (plan poziomu i rzuty techniczne).

  3. karty katalogowe proponowanych urządzeń (centrala, wentylatory, filtry, tłumiki).

  4. krzywe wentylatora (fan curves) i obliczenia hydrauliczne instalacji.

  5. specyfikacja filtrów (klasy filtracji, efektywność, okres życia i koszt wymiany).

  6. kosztorys inwestorski z rozbiciem pozycji (materiał, robocizna, montaże, rozruch).

  7. harmonogram realizacji z kamieniami milowymi i terminami odbiorów.

  8. warunki gwarancji i zakres SLA serwisu (czas reakcji, części, przeglądy).

  9. wykaz referencji z realizacjami podobnego typu (min. 3 z opisem zakresu i kontaktami).

  10. certyfikaty i deklaracje zgodności (CE, deklaracje materiałowe, atesty filtra itp.).

  11. protokół testów fabrycznych (jeśli dotyczy) i plan testów odbiorczych (FAT/SAT).

  12. ubezpieczenie wykonawcy (OC) i ewentualne polisy montażowe.

Kryteria techniczne oceny ofert

  • zgodność parametryczna: wydajność m³/h, ciśnienie statyczne, klasy filtrów.

  • kompletność rozwiązań: czy oferta zawiera odciągi miejscowe tam, gdzie konieczne, czy tylko centralę?

  • jakość filtracji: rzeczywiste dane sprawności filtrów wobec rodzaju zanieczyszczeń (mgła olejowa, pył drzewny, LZO).

  • obliczenia hydrauliczne: czy dostawca dostarcza krzywe wentylatora i bilans ciśnień kanałowych?

  • hałas i drgania: przewidywane poziomy dB(A) w strefach pracy oraz sposoby tłumienia.

  • dostęp serwisowy i ergonomia obsługi: dostęp do filtrów, skrzynki pomiarowe, zamontowane filtry w wygodnych miejscach.

  • bezpieczeństwo: zabezpieczenia przeciwpożarowe w instalacji, odprowadzenia kondensatu, zgodność z przepisami.

Kryteria organizacyjne i komercyjne

  • doświadczenie w podobnych projektach i referencje;

  • termin realizacji i realistyczność harmonogramu;

  • warunki płatności (zaliczki, etapy płatności, retencja na korektę wad);

  • gwarancja i SLA (czas reakcji, dostępność części, sposób rozliczania napraw);

  • zakres serwisu po odbiorze (przeglądy, wymiana filtrów, kalibracja sterowników);

  • warunki zmian i rozliczania robót dodatkowych;

  • zabezpieczenia umowne: kary umowne za opóźnienia, rękojmia, gwarancje jakości.

Pułapki techniczne i jak ich unikać

  1. brak krzywych wentylatora — ryzyko złego doboru wentylatorów, nadmierne zużycie energii.
    rozwiązanie: wymagaj fan curves i obliczeń ciśnieniowych przed podpisaniem.

  2. filtr „marketingowy” zamiast specyfikacji — dostawcy deklarują „HEPA” bez klasy i wydajności wobec olejowej mgły.
    rozwiązanie: żądaj danych efektywności i testów filtracji dla specyficznych zanieczyszczeń.

  3. przeciążenie kanałów i zbyt małe rewizje — ograniczony dostęp serwisowy.
    rozwiązanie: sprawdź rysunki i wymagaj rewizji co X metrów; inspekcja dostępności.

  4. niedopasowana automatyka — bez realnego sterowania przepływem (brak sterowania EC lub VAV).
    rozwiązanie: wymagać schematu sterowania i demo parametrów regulacji.

  5. brak odbioru FAT/SAT — ryzyko braku testów wydajności przed przekazaniem.
    rozwiązanie: w umowie zapisać obowiązkowe FAT (na rodzicach urządzeń) i SAT (po montażu) z kryteriami akceptacji.

Gotowa checklista wyboru

  • oferta techniczna z parametrami urządzeń;

  • rysunki instalacyjne i plan kanałów;

  • karty katalogowe urządzeń;

  • krzywe wentylatora i obliczenia hydrauliczne;

  • specyfikacja filtrów z danymi efektywności;

  • kosztorys i rozbicie kosztów;

  • harmonogram realizacji i etapy płatności;

  • warunki gwarancji i SLA;

  • protokół testów FAT/SAT i plan testów odbiorczych;

  • referencje i realizacje podobnego typu;

  • ubezpieczenia i atesty;

  • warunki zmian i kar umownych.

Przykładowe pytania do dostawcy (spotkanie techniczne)

  1. Jakie są krzywe wydajności wentylatorów przy założonym ciśnieniu instalacji?

  2. Jaką klasę filtracji proponujecie wobec konkretnego zanieczyszczenia (np. mgła olejowa lub pył drzewny) i jakie testy to potwierdzają?

  3. Czy przewidziano odciągi miejscowe przy każdym stanowisku emitującym zanieczyszczenia? Jakie są ich parametry?

  4. Jaki jest plan montażu i ile dni planujecie na prace związane z przerwami produkcyjnymi?

  5. Jakie są warunki uruchomienia i co zawiera próbny rozruch (FAT/SAT)? Jakie są kryteria akceptacji?

  6. Jaki jest czas reakcji serwisu i jakie elementy są objęte SLA?

  7. Czy dostarczacie dokumentację powykonawczą: as-built, instrukcje obsługi, schematy sterowania?

Scoring ofert — prosty model oceny (ważony)

  • kryteria techniczne (40%): zgodność parametrów, filtry, krzywe wentylatora.

  • cena (20%): całkowity koszt inwestycji + koszty eksploatacyjne 5-letnie.

  • doświadczenie i referencje (15%): liczba podobnych realizacji, kontakty referencyjne.

  • harmonogram i ryzyko realizacji (10%): realność terminu, plan montażu.

  • gwarancja i serwis (10%): długość gwarancji, SLA, dostępność części.

  • dokumentacja i kompletność (5%): czy oferta kompletna i zgodna z wymaganiami.

Każde kryterium oceniasz od 1 do 10, mnożysz przez wagę i sumujesz — najwyższa suma wygrywa. Możesz dostosować wagi zależnie od priorytetów.

Klauzule umowne, które warto mieć w kontrakcie

  • obowiązkowe FAT i SAT z kryteriami akceptacji;

  • kary umowne za opóźnienia w kluczowych kamieniach milowych;

  • retencja (np. 5–10% wartości do czasu pozytywnego SAT);

  • warunki odbioru częściowego i korekt w okresie rękojmi;

  • zapis o dostarczeniu dokumentacji powykonawczej „as-built” w formatach CAD i PDF;

  • gwarantowane czasy reakcji serwisu (np. do 24 h) i dostęp do części zamiennych;

  • zapis o odpowiedzialności za zgodność z wymaganiami dotacji (świadczenie wsparcia przy audytach ZUS).

Procedura odbioru technicznego (FAT/SAT)

  1. FAT: testy na urządzeniach przed wysyłką (dostawca dostarcza protokół).

  2. montaż: dopasowanie, integracja i weryfikacja kanałów.

  3. SAT: testy wydajnościowe na obiekcie — pomiary m³/h, ciśnień, hałasu, działania automatyki.

  4. protokół odbioru końcowego z listą uwag i terminami korekt.

  5. przekazanie dokumentacji powykonawczej i instrukcji.

Przeprowadź wybór przed podpisaniem umowy i nie akceptuj ogólników. Wymagaj krzywych wentylatora, specyfikacji filtrów, planów FAT/SAT i konkretnego SLA. Ustal scoring ofert i dokumentuj każdą rozmowę. Zabezpiecz się umownie: kary, retencja, obowiązek dostarczenia dokumentacji powykonawczej. Przy większych projektach zleć niezależny audyt ofert i odbioru — koszty eksperta są zwykle niższe niż koszty napraw i utraty efektu projektu.