Udział w konkursie ZUS oznacza nie tylko skuteczne przygotowanie i wdrożenie inwestycji, lecz także utrzymanie jej rezultatów przez cały okres tzw. trwałości projektu, który wynosi trzy lata od zakończenia realizacji. Oznacza to, że pracodawca, który złoży wniosek np. w I kwartale 2026 r., zrealizuje inwestycję w roku 2027, zobowiązuje się do zapewnienia efektów projektu co najmniej do końca roku 2030.

W przypadku projektów dotyczących wentylacji pyłów i substancji chemicznych, obowiązek utrzymania trwałości nabiera szczególnego znaczenia, ponieważ dotyczy nie tylko samego sprzętu czy instalacji, lecz przede wszystkim utrzymania jakości środowiska pracy na bezpiecznym i stabilnym poziomie.

1. Status płatnika składek ZUS
   Pracodawca musi zachować status aktywnego płatnika i nie posiadać zaległości z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. W przypadku projektów wentylacyjnych oznacza to konieczność utrzymania stabilnej sytuacji finansowej, która zapewni możliwość serwisowania i eksploatacji systemów.
2. Utrzymanie parametrów środowiska pracy
   Najważniejszy wymóg w przypadku inwestycji w wentylację: beneficjent zobowiązany jest do zapewnienia, że wyniki badań czynników szkodliwych – np. stężenie pyłów, lotnych związków organicznych (LZO), poziom dwutlenku węgla – pozostaną na co najmniej takim samym poziomie, jaki został osiągnięty w momencie odbioru projektu. W praktyce oznacza to konieczność:

• regularnych pomiarów środowiskowych zgodnych z rozporządzeniem Ministra Zdrowia,
• podejmowania bieżących działań serwisowych, aby nie dopuścić do pogorszenia jakości powietrza.

3. Zatrudnienie pracowników
   Należy utrzymać zbliżoną liczbę osób zatrudnionych na stanowiskach objętych projektem. W kontekście wentylacji jest to istotne szczególnie wtedy, gdy system został zaprojektowany dla określonego obciążenia stanowisk pracy – zmiana liczby pracowników może wpływać na interpretację trwałości efektu. Pracownicy powinni także posiadać wymagane kwalifikacje, np. w zakresie obsługi instalacji lub kontroli urządzeń filtracyjnych.
4. Własność i użytkowanie urządzeń
   Beneficjent musi zachować prawo własności do zakupionych środków trwałych (np. central wentylacyjnych, filtrów przemysłowych, odciągów miejscowych) i utrzymywać je w stanie technicznym umożliwiającym stałą realizację celu projektu. W przypadku awarii wymagane jest posiadanie dokumentacji serwisowej, a w sytuacji trwałego zniszczenia – protokołów likwidacji lub utylizacji.
5. Utrzymanie przeznaczenia inwestycji
   Urządzenia wentylacyjne muszą być użytkowane zgodnie z celem określonym we wniosku. Niedopuszczalne jest ich przekierowanie do innych procesów technologicznych, które nie wiążą się z redukcją czynników szkodliwych w środowisku pracy.
6. Obowiązki informacyjne
   Beneficjent ma obowiązek utrzymywać tablice informacyjne dotyczące realizacji projektu, wskazujące na jego finansowanie w ramach konkursu ZUS.

Część wymagań dotyczących trwałości projektów nie jest precyzyjnie określona w dokumentacji konkursowej, co rodzi praktyczne wątpliwości.

• Zatrudnienie: brak jednoznacznych kryteriów dopuszczalnych wahań liczby pracowników. Nie wiadomo, czy zmiany ocenia się w ujęciu liczbowym, procentowym ani jaki poziom odchylenia w dół lub w górę jest akceptowalny.
• Zaległości wobec ZUS: niejasne pozostaje, czy każda zwłoka w opłacaniu składek jest podstawą do utraty dofinansowania, czy jedynie przypadki wymagające formalnych procedur upominawczych.
• Awaria urządzeń: dokumentacja konkursowa przewiduje obowiązek przedstawienia dowodów likwidacji lub utylizacji uszkodzonych urządzeń, ale brak szczegółowych wytycznych dotyczących sytuacji, w których awaria może zwolnić beneficjenta z obowiązku naprawy (np. przesłanki techniczne, gwarancyjne, eksploatacyjne).

W okresie trwałości projekt wentylacyjny nie kończy się na etapie inwestycji – wymaga stałej dbałości o parametry środowiska pracy i utrzymanie sprawności zakupionych systemów. Trzyletni okres kontroli jest nie tylko wymogiem formalnym, lecz także praktycznym testem na to, czy inwestycja faktycznie przyniosła trwałą poprawę warunków pracy. Dlatego tak istotne jest wdrożenie odpowiedniego systemu serwisowania, monitorowania i raportowania, który zagwarantuje pełną zgodność z wymaganiami ZUS i ochroni pracodawcę przed ryzykiem utraty dofinansowania.